Cách tạo thông báo sắp hết hạn trong Excel

Việc giữ kỷ luật về thời gian và đảm bảo không bỏ lỡ những hạn chế quan trọng cực kỳ cần thiết trong Excel. Và điều này đạt hiệu quả khi bạn tạo thông báo sắp hết hạn trong Excel. Thông báo sắp hết hạn sẽ giúp bạn nhận biết và lưu ý đến các mốc thời gian quan trọng. Bài viết này hướng dẫn bạn cách tạo thông báo sắp hết hạn trong Excel qua các bước đơn giản.

Trong bảng dữ liệu bên dưới, ta sẽ tạo 2 mức độ cảnh báo với các phương thức cảnh báo cho từng thời hạn sử dụng của sản phẩm tương ứng như sau:

• Sản phẩm hết hạn => Chữ đỏ.
• Sản phẩm trong vòng 30 ngày đổ lại => Tô nền màu cam.

1. Tạo cảnh báo sản phẩm hết hạn

Bước 1: Bôi đen cột thời gian hết hạn.

Bước 2: Tại tab Home (1), chọn Conditional Formalting (2), chọn New Rule (3).

Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện, chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 4: Tại ô Format values where this formula is true ta gõ công thức

Trong đó:

• $D5 là địa chỉ ô đầu tiên chứa giá trị của cột Thời gian hết hạn đã cố định cột.
• TODAY () là hàm trả về ngày hiện tại.

Công thức này được hiểu là sẽ chọn các kết quả có thời gian hết hạn nhỏ hơn ngày hiện tại.

Bước 5: Sau khi đã gõ công thức, tại hộp thoại New Formatting Rule bạn chọn Format để chỉnh phương thức cảnh báo.

Bước 6: Hộp thoại Format Cells xuất hiện, ta chọn tab Font, tại mục Color chọn màu đỏ (1), chọn OK (2).

Bước 7: Kết quả thu được như hình dưới.

Trong trường hợp bạn muốn cảnh báo tô đỏ cả cột STT và SẢN PHẨM ta sẽ thực hiện thêm các bước sau:

Bước 8: Bôi đen cột thời gian hết hạn, Tại tab Home (1), chọn Conditional Formalting (2), Chọn Manage Rules (3).

Bước 9: Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager xuất hiện, tại dòng chứa công thức đã tạo trong mục Applies to bạn chọn áp dụng với toàn bảng (theo ví dụ là từ B5:D12) (1), chọn OK (2).

Bước 10: Bạn thu được kết quả như hình dưới.

2. Tạo cảnh báo sản phẩm hết hạn trong vòng 30 ngày đổ lại

Bước 1: Bôi đen cột thời gian hết hạn.

Bước 2: Tại tab Home (1), chọn Conditional Formalting (2), chọn New Rule (3).

Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện, chọn Use a formula to determine which cells to format.

Bước 4: Tại ô Format values where this formula is true ta gõ công thức.

Trong đó:

• $D5 là địa chỉ ô đầu tiên chứa giá trị của cột Thời gian hết hạn đã cố định cột.
• TODAY () là hàm trả về ngày hiện tại.

Công thức này được hiểu là sẽ chọn các kết quả thỏa mãn cả 2 điều kiện như sau:

• Ngày hết hạn sản phẩm phải lớn hơn ngày hiện tại
• Khoảng thời gian từ ngày hiện tại đến ngày hết hạn sản phẩm phải lớn hơn hoặc bằng 30 ngày.

Bước 5: Sau khi đã gõ công thức, tại hộp thoại New Formatting Rule chọn Format để chỉnh phương thức cảnh báo.

Bước 6: Hộp thoại Format Cells xuất hiện, ta chọn tab Fill, tại mục Background Color chọn màu cam (1), chọn OK (2).

Bước 7: Ta có kết quả như hình.

Để cảnh báo tô nền cam cho cả cột STT và SẢN PHẨM, ta mở hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager và chọn áp dụng với toàn bảng tương tự cách làm ở cảnh báo sản phẩm hết hạn đã hướng dẫn ở trên. Cuối cùng ta được kết quả như hình dưới.

Trên đây là ví dụ thực tế để thực hiện cảnh báo hết hạn trong Excel. Đối với từng trường hợp khác nhau ta sẽ thay đổi công thức tương ứng với số ngày muốn thực hiện cảnh báo và thao tác các bước còn lại tương tự như hướng dẫn trên. Chúc các bạn thành công khi thực hiện lệnh cảnh báo trong Excel này nhé.