Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng hàm

Việc đánh số thứ tự thủ công trong Excel dễ gây mất thời gian và sai sót khi chỉnh sửa bảng dữ liệu. Bài viết này từ Excel.net.vn sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự tự động bằng hàm, giúp cập nhật nhanh chóng khi thêm hoặc xóa dòng.

1. Sử dụng hàm ROW

Đây là cách đánh số thứ tự khá đơn giản và tiện ích. Số thứ tự được đánh sẽ tự động cập nhật khi bạn xóa ô hay thậm chí là sắp xếp lại các ô trong bảng dữ liệu.

Cú pháp:

Nếu reference bị bỏ qua thì nó được giả định là tham chiếu của ô chứa hàm ROW.

Bước 1: Tại ô đầu tiên cần đánh số thứ tự ta gõ công thức =ROW()-n

Trong đó:

• Row() sẽ trả về giá trị hàng tại ô nhập công thức.
• n sẽ bằng số thứ tự dòng đầu tiên cần đánh thứ tự trừ đi (-) 1.

Bước 2: Sao chép công thức và dán vào các ô còn lại thu được kết quả như hình dưới.

2. Sử dụng hàm SEQUENCE

SEQUENCE là một hàm trong Excel cho phép tạo một danh sách các số liên tiếp trong một mảng.

Cú pháp:

Trong đó:

• rows là số hàng cần điền (Giá trị này không được bỏ qua).
• columns là số cột cần điền. Nếu bỏ qua, Excel sẽ tự động mặc định là 1.
• start là số bắt đầu trong chuỗi. Nếu bỏ qua, Excel sẽ tự động mặc định là 1.
• step là bước nhảy cho mỗi giá trị tiếp theo trong chuỗi, Nếu bỏ qua, Excel sẽ tự động mặc định là 1.

Tuy nhiên chúng ta chỉ cần đánh số thứ tự theo hàng dọc hoặc ngang, vì vậy tại ô đầu tiên cần đánh số thứ tự ta gõ một trong hai công thức sau:

• =SEQUENCE(số dòng muốn đánh số thứ tự) (Áp dụng nếu bạn muốn đánh số thứ tự theo chiều dọc)
• =SEQUENCE(1,số cột muốn đánh số thứ tự) (Áp dụng nếu bạn muốn đánh số thứ tự theo chiều ngang)

Theo ví dụ trên, bạn cần đánh số thứ tự theo hàng đọc cho 11 nhân viên có trong danh sách, ta thực hiện như sau:

Bước 1: Tại ô đầu tiên cần đánh số thứ tự ta gõ công thức =SEQUENCE(11).

Bước 2: Excel sẽ tự động đánh số cho tất cả các ô và ta có kết quả như hình dưới.

3. Sử dụng hàm COUNTA

Hàm COUNTA là hàm đếm các ô chứa giá trị (bao gồm cả dạng số và văn bản (text)).

Cú pháp:

Ta sẽ kết hợp hàm COUNTA và hàm IF để đánh số thứ tự, bằng cách này, nếu phát hiện ô liền kề có giá trị trống sẽ không đánh số thứ tự ô đó.

Sử dụng ví dụ trên ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tại ô đầu tiên cần đánh số thứ tự ta gõ công thức.

Bước 2: Sao chép công thức và áp dụng cho các ô còn lại bạn nhận được kết quả.

4. Sử dụng hàm AGGREGATE

Bằng cách sử dụng hàm AGGREGATE, số thứ tự của bạn sẽ được cập nhật khi bạn thay đổi dữ liệu (thêm/bớt ẩn…)

Cú pháp:

Trong đó:

Function_num: có giá trị từ 1-19 với các lựa chọn như sau.

Options : Một giá trị số xác định những giá trị nào cần bỏ qua trong phạm vi định trị của hàm với các lựa chọn như sau:

Với ví dụ tương tự như trên ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Tại ô đầu tiên cần đánh số thứ tự ta gõ công thức.

Trong đó:

• 3 là chức năng hàm COUNTA trong hàm AGGREGATE.
• 3 là lựa chọn bỏ qua dòng bị ẩn hoặc lỗi.
• $C$3:C3 là phạm vi áp dụng hàm COUNTA.

Bước 2: Sao chép công thức và dán vào các ô còn lại bạn nhận được kết quả như hình dưới.

Trên đây là 4 hàm trong Excel dùng để đánh số thứ tự đơn giản nhất. Chúc bạn thành công!