Cách vẽ sơ đồ trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Bằng Excel bạn có thể tạo ra nhiều sơ đồ chuyên nghiệp và bắt mắt chỉ với vài thao tác đơn giản. Bài viết này cùng Excel.net.vn tìm hiểu cách vẽ sơ đồ trong Excel đơn giản, nhanh chóng.

I. Sử dụng đồ họa SmartArt để vẽ sơ đồ tổ chức

Cách dễ nhất để vẽ sơ đồ tổ chức hoặc sơ đồ Flowchart là sử dụng đồ họa SmartArt. Muốn vẽ sơ đồ trong Excel với đồ họa SmartArt, bạn cần mở một trang tính và thực hiện các bước dưới đây nhé!

Ví dụ: Tạo sơ đồ tổ chức với đồ họa SmartArt trong Excel.

Bước 1: Mở một bảng tính nhấn chuột vào Insert rồi chọn SmartArt.

Bước 2: Chọn phần Hierarchy (1) sau đó chọn sơ đồ bạn cần (2) rồi nhấn OK (3) để hoàn tất lựa chọn.

Bước 3: Nhấn chuột vào dấu > (1) ở bên trái sơ đồ sẽ hiện ra bảng Type your text here.

Bước 4: Để thêm ô bạn nháy chuột vào vị trí tương ứng với cấp (Ví dụ nháy chuột ở gđ2) rồi nhấn Enter ngay lập tức ô sẽ được thêm ngay sau vị trí đã nháy chuột.

Bước 5: Nếu bạn muốn xuống dòng tạo lớp con thuộc gđ1 thì nhấn Enter rồi nhấn phím TAB.

Lưu ý: Bạn hãy để ý đúng vị trí Text muốn nhập, phần Text nào có dấu chấm gần lề bên trái sẽ có thứ tự cao hơn phần Text có dấu chấm gần lề bên phải Text.

1. Thêm hình ảnh vào sơ đồ tổ chức

Bước 1: Mở hộp thọai để lựa chọn sơ đồ tổ chức lên. Trong mục Hierarchy (1) bạn chọn 2 kiểu sơ đồ để chèn sơ đồ tổ chức có ảnh vào Excel (2) hoặc (3).

Bước 2: Để chèn hình ảnh bạn chọn Insert -> Pictures.

Sau đó tìm đến nơi chứa ảnh rồi chọn file ảnh và nhấn Insert.

Bước 3: Sau khi thêm ảnh vào bạn sẽ thu được kết quả như hình dưới.

2. Thay đổi bố trí đồ họa trong sơ đồ tổ chức bằng Design

Click chọn ô nội dung bạn muốn thay đổi bố cục (1) > Chọn Design (2) > Nhấn vào Layout (3) để chọn các lựa chọn cho bố cục sơ đồ.

Trong đó:

• Standard: Căn giữa tất cả các ô dưới ô bạn đã chọn.
• Both: Căn giữa ô dữ liệu đã chọn ở trên, các ô phía dưới nó sẽ được sắp xếp theo chiều ngang với hai ô trong mỗi hàng.
• Left Hanging: Ô được chọn sẽ canh sang phải, các ô bên dưới ô được chọn sẽ được canh sang trái.
• Right Hanging: Ô được chọn sẽ canh sang trái, các ô bên dưới ô được chọn sẽ được canh sang phải.

3. Thay đổi màu của sơ đồ

Nhấn chuột vào sơ đồ tổ chức đã tạo > Chọn Design (1) > Nhấn vào Change Color (2) > Chọn màu mà bạn thay đổi.

Lưu ý: Với cách này bạn chỉ có thể chọn màu có sẵn mà Excel đưa ra.

II. Sử dụng Scratch để vẽ sơ đồ tổ chức

Khi cần một loại thiết kế sơ đồ tổ chức cụ thể và chi tiết, vẽ sơ đồ Flowchart bằng cách sử dụng thiết kế SmartArt không đủ cụ thể và chi tiết. Khi cần mở một bảng tính thì có thể tự do vẽ sơ đồ tổ chức phù hợp với tình huống chính xác của mình giúp bạn thực hành vẽ sơ đồ dễ dàng hơn. Cùng tìm hiểu cách vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel bằng Scratch nhé!

1. Thiết lập lưới flowchart trong Excel

Đầu tiên chúng ta tạo lưới bằng cách thiết lập độ rộng của cột bằng với chiều cao hàng mặc định, khi đó bảng tính sẽ giống như tờ giấy được kẻ ô vuông.

Ví dụ: Khi bạn sử dụng phông chữ mặc định là Calibri và kích thước 11.

Bước 1: Nhấn chuột vào hộp ở góc trên cùng bên trái của lưới bảng tính để chọn tất cả các ô. Tiếp theo nhấn chuột phải vào bất kì tiêu đề cột nào vào chọn Column Width.

Bước 2: Trên ô chiều cao hàng mặc định đang là 15 point tương đương 20 pixel. Để tạo lưới ô vuông thì chiều cao phải bằng chiều rộng cột là 20 pixel, tương đương với 2,14 point. Trên hộp thoại Column Width, gõ số 2.14 và nhấn vào OK.

Và bạn thu được các ô vuông như dưới:

Bước 3: Trên thanh công cụ, nhấn vào tab Page Layout (1) sau đó bạn click vào Align (2) trong phần Arrange rồi chọn Snap to Grid.

Lưu ý: Thiết lập bố cục trang khi vẽ sơ đồ để bạn biết ranh giới, kích thước trước khi đặt sơ đồ. Như vậy sẽ tạo một sơ đồ phù hợp với kích thước các trang trong tài liệu Word khi bạn sao chép sang.

2. Vẽ sơ đồ tổ chức trong Excel

Bước 1: Thêm các hình dạng khác nhau vào trong sơ đồ tổ chức.

Nhấn vào thẻ Insert (1) -> Shapes (2) rồi bạn chọn hình dạng muốn thêm và vẽ ô như mong muốn.

Để tạo các hình dạng bạn muốn định dạng có cùng kích thước vào kiểu dáng, bạn chọn vào hình dạng đầu tiên, bạn copy và paste số lượng hình dạng cần.

Bước 2: Tạo văn bản, ghi chú trên các hình dạng.

Bạn nhấn đúp chuột vào các hình dạng trên và gõ văn bản, chức danh.

Bước 3: Di chuyển vị trí các hình dạng theo mô hình tổ chức và tạo đường lưới.

3. Cách định dạng sơ đồ tổ chức trong Excel

Để chỉnh lại cách định dạng cho sơ đồ tổ chức đẹp mắt bạn sử dụng công cụ Theme Styles.

Chọn tất cả các hình dạng mà bạn mong muốn có cùng một Style bằng cách giữ phím Shift rồi nhấn chuột vào các hình dạng.

Trên thanh công cụ lựa chọn tab Shap Format. Thao tác này sẽ mở ra một bộ sưu tập các style hiển thị trong menu thả xuống. Bạn lựa chọn hình dáng, kích thước, kích thước văn bản thể hiện trong menu thả xuống này.

Để mở rộng các cài đặt bạn nhấn vào mũi tên More ở góc dưới bên phải của của từng hộp công cụ, bạn sẽ lựa chọn được các định dạng ưng ý.

Di chuột qua các Theme style khác nhau, bạn sẽ thấy chúng hiển thị như thế nào trên hình dạng của bạn. Nhấp vào style bạn muốn sử dụng.

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu với bạn học tới 2 cách vẽ sơ đồ đơn giản. Hy vọng bạn tìm được công cụ phù hợp với yêu cầu của mình nhé!