Cách tạo bảng chấm công trong Excel
Tạo bảng chấm công trong Excel là việc cần thiết của mỗi công ty, cơ quan, xí nghiệp. Thay vì trước kia bạn sẽ chấm công ngay trên giấy, thì chấm công trên Excel sẽ giúp ích bạn rất nhiều trong việc tính công cũng như quản lý công của nhân viên. Nhưng bạn lại chưa biết cách tạo bảng chấm công trong Excel như thế nào? Vậy mời bạn cùng tham khảo cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động trong bài viết dưới đây nhé.
Dưới đây, Excel.net.vn chia sẻ với bạn cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động nhanh chóng và chi tiết nhất, mời bạn cùng tham khảo nhé.
Bước 1: Đầu tiên trên file Excel tạo bảng chấm công trong Excel bạn nhập các nội dung như tên công ty, tên bộ phận công ty, tên bảng chấm công và tùy chỉnh màu sắc, kích cỡ tùy ý.
Thêm các ký hiệu chấm công đủ công, nửa công, nghỉ phép, thai sản,… tùy theo quy định chấm công của công ty bạn.
Bước 2: Thêm tháng và năm cho bảng chấm công.
Nhập Tháng và ô bên cạnh ghi tên tháng mà bạn muốn chấm công (ví dụ tháng 9), ô tiếp theo nhập năm và ghi năm vào ô bên cạnh (ví dụ năm 2024).
Bước 3: Tạo các dòng tiêu đề cho bảng chấm công như STT, họ tên, chức vụ.
Tiếp theo thêm các cột ngày trong bảng chấm công, tháng nhiều nhất có 31 ngày bạn chọn 31 cột trong excel. Chỉnh sửa thu nhỏ cho các cột chứa ngày bằng cách đặt con trỏ chuột vào đường ngăn giữa 2 tiêu đề cột bất kỳ trong vùng chọn và kéo sang trái.
Như vậy các cột ngày được thu nhỏ theo kích thước mà bạn muốn.
Tiếp theo trong ô bắt đầu ghi ngày trong tháng, bạn nhập hàm =DATE(L7;H7;1) trong đó L7 là năm, H7 là tháng và 1 là ngày bạn muốn hiển thị chấm công.
Nhưng ở đây chỉ cần hiển thị ngày nên bạn thực hiện cài đặt hiển thị ngày bằng cách chọn ô có hàm Date, nhấn chuột phải và chọn Format Cells.
Xuất hiện cửa sổ Format Cells, bạn chọn Custom trong phần Category và nhập dd trong ô Type và chọn OK.
Như vậy ô sẽ hiển thị ngày 01.
Trong ô tiếp theo bạn nhập = D9 + 1 với D9 là ngày đầu tiên trong tháng và nhấn Enter bạn sẽ được ngày 02.
Tiếp theo bạn copy công thức cho các ngày sau, đủ 31 cột ngày.
Bước 4: Gộp 2 hàng cho các ô STT, Họ tên, Chức vụ lần lượt bằng cách chọn ô STT và ô ngay dưới STT và chọn Merge & Center.
Tương tự với ô Họ tên, Chức vụ và căn chỉnh cho dữ liệu tùy ý.
Bước 5: Nhập họ và tên cho từng nhân viên cần chấm công trong ô Họ Tên, nếu có danh sách nhân viên bạn chỉ cần copy và dán qua cột Họ Tên.
Tiếp theo là nhập chức vụ cho nhân viên.
Sau đó tạo số thứ tự tự động cho cột STT bằng cách nhập số 1 cho nhân viên đầu tiên, nhập số 2 cho nhân viên tiếp theo.
Sau đó chọn 2 ô STT 1, 2 và kéo đến hết danh sách nhân viên.
Bước 6: Tạo khung cho bảng chấm công bằng cách chọn vùng chứa dữ liệu trong bảng chấm công và chọn Home → biểu tượng cạnh khung border → All Borders.
Bước 7: Thực hiện điền thứ trong tuần dưới mỗi ngày.
Tại ô D10 (ngay dưới ô ngày mùng 1 của tháng) bạn nhập hàm:
=CHOOSE(WEEKDAY(D9);"CN";"T2";"T3";"T4";"T5";"T6";"T7") |
Trong đó:
- Hàm Weekday (D9) sẽ lấy giá trị trong tuần của ô D9. Nếu hàm Weekday không có quy định về thứ tự ngày trong tuần, nó sẽ tự động trả về một giá trị từ 1 đến 8, thể hiện cho các ngày trong tuần theo thứ tự từ Chủ Nhật đến Thứ Bảy
- Hàm Choose là hàm chọn giá trị trả về, giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để làm căn cứ xác định, các giá trị tiếp theo là nội dung trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên
Tiếp theo sao chép công thức hàm để hiển thị tất cả các thứ trong tuần tương ứng với các ngày trong tháng.
Để tô màu cho các ngày Chủ Nhật, bạn chọn (bôi đen) toàn bộ vùng có cột là các thứ trong tháng và tất cả các hàng muốn tô màu. tiếp theo trong thẻ Home, bạn chọn Conditional Formatting → New Rule.
Trong cửa sổ New Formatting Rule, bạn chọn Use a formula to determine which cells to format, tiếp theo nhập công thức =IF(D$10="CN";1;0)
Hàm IF có nghĩa là nếu ô thứ là CN thì trả về giá trị 1 nếu không trả về giá trị 0. Bạn cần cố định dòng 10 bằng cách nhấn F4.
Tiếp theo chọn Format.
Trong cửa sổ Format Cells, chọn Fill và chọn màu bạn muốn tô và chọn OK.
Nhấn OK để đóng New Formatting Rule.
Như vậy bạn đã tô màu các ngày Chủ Nhật nhanh chóng.
Bước 8: Chỉnh những tháng không đủ 31 ngày.
Không phải tháng nào trong năm cũng đủ 31 ngày, có tháng 28 ngày, tháng 29, tháng 30 ngày, vì vậy bạn cần thực hiện thỉnh các tháng không đủ 31 ngày, tránh việc hiển thị ngày của tháng tiếp theo vào bảng chấm công của tháng này. Bạn thực hiện như sau:
Tại ô AF9 (ô tương ứng với ngày 29) bạn thay đổi hàm =AE9+1 bằng hàm:
=IF(DAY(AE9+1)=DAY(D9);"";AE9+1) |
Giải thích hàm: Nếu giá trị ngày trong ô AE9+1 bằng giá trị ngày trong ô D9, thì kết quả sẽ trả về rỗng, nếu giá trị ngày trong ô AE9+1 khác ô D9 thì kết quả sẽ trả về AE9+1.
Tại ô AG9 (ô tương ứng với ngày 30), bạn nhập hàm:
=IF(AF9="";"";IF(DAY(AF9+1)=DAY(D9);"";AF9+1)) |
Giải thích hàm: Hàm IF đầu tiên kiểm tra giá trị trong ô AF9 có rỗng không, nếu rỗng thì AG9 cũng rộng. Nếu không rỗng thì thực hiện hàm IF thứ 2, hàm IF này kiểm tra nếu giá trị ngày của AF9+1 bằng giá trị ngày trong ô D9, thì kết quả sẽ trả về rỗng, nếu giá trị ngày trong ô AF9+1 khác ô D9 thì kết quả sẽ trả về AF9+1.
Tại ô AH9 (ô tương ứng với ngày 31), bạn nhập hàm tương tự như hàm ở ô AG9:
=IF(AG9="";"";IF(DAY(AG9+1)=DAY(D9);"";AG9+1)) |
Vì tháng 9 năm 2024 có 30 ngày nên ngày thứ 31 không có và ô AH9 sẽ trả về giá trị trống, như vậy hàm CHOOSE bên dưới cũng sẽ bị lỗi. Bạn có thể thêm hàm IF kiểm tra vào hàm CHOOSE trong ô AH10 như sau:
=IF(AH9="";"";CHOOSE(WEEKDAY(AH9);"CN";"T2";"T3";"T4";"T5";"T6";"T7")) |
Hàm IF này sẽ kiểm tra nếu ô AH9 rỗng thì trả về rỗng, nếu AH9 không rỗng thì thực hiện hàm CHOOSE để trả về thứ tương ứng.
Bước 9: Thêm các cột để tính công dựa theo ký hiệu tính công mà bạn nhập ở bước 1.
Bạn thêm các cột đủ công, nửa công, thai sản, nghỉ phép, không lương,… tùy theo quy định của công ty, sau đó gộp 2 ô cả từng cột với nhau.
Xoay chữ theo chiều dọc, bạn thực hiện chọn vào các ô cần xoay.
Tiếp theo chọn Home → chọn biểu tượng kiểu chữ → Rotate Text Up (dưới lên) hay Rotate Text Down (trên xuống).
Như vậy bạn đã xoay chữ theo chiều dọc, bạn tùy chỉnh chiều cao hàng cho phù hợp sau đó thêm borders cho các cột.
Bước 10: Thêm công thức cho các cột đếm công.
Công thức trong phần Đủ công như sau:
=COUNTIF(D11:AH11;"X") |
Trong đó:
- D11:AH11: phạm vi đếm của hàm COUNTIF
- X là ký hiệu đủ công, điều kiện đếm của hàm COUNTIF
Sao chép công thức xuống tất cả các nhân viên.
Tiếp theo trong ô Nửa công, Nghỉ phép, Thai sản, Không lương bạn thực hiện nhập lần lượt công thức hàm:
Nửa công (ô AJ11): =COUNTIF(D11:AH11;"V")
Nghỉ phép (ô AK11): =COUNTIF(D11:AH11;"P")
Thai sản, chế độ (ô AL 11): =COUNTIF(D11:AH11;"O")
Không lương (ô AM11): =COUNTIF(D11:AH11;"K")
Sao chép công thức lần lượt các ô xuống các nhân viên bên dưới.
Bước 11: Nhập công thức tính tổng cộng.
Công thức này tùy vào mỗi công ty tính công, bạn có thể nhập trực tiếp công thức với toán tử + để cộng các công có lương như sau.
Trong ô AN11 bạn nhập hàm:
=AI11+AJ11*0,5+AK11+AL11 |
Giải thích hàm: Tổng cộng bằng Đủ công cộng với ½ nửa công cộng với Nghỉ phép có lương cộng với Thai sản, chế độ.
Sao chép công thức hàm xuống các nhân viên bên dưới, như vậy bạn đã thực hiện xong cách tạo bảng chấm công trong Excel.
Tải file bảng chấm công trong Excel mẫu vừa thực hiện tại đây.
cach-tao-bang-cham-cong-trong-excel-excel.net.vn.xlsx
Như vậy, bạn đã cùng Excel.net.vn thực hiện cách tạo bảng chấm công trong Excel. Như vậy cần chấm công tháng nào năm nào, bạn chỉ cần nhập tháng và năm vào phần bên dưới tên BẢNG CHẤM CÔNG là bảng chấm công sẽ tự động cập nhật các ngày và các thứ trong tuần, trong tháng để bạn có thể dễ dàng chấm công. Nếu muốn lưu lại bảng chấm công của các tháng, bạn có thể tạo mỗi sheet là một tháng để thuận tiện cho việc quản lý. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn, cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết này.
Viết bình luận