Cách chỉnh trang in trong Excel

Căn chỉnh trang in Excel để vừa khít khổ giấy A4 mà không bị cắt cột hay sai định dạng là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai làm việc với bảng tính.

I. Kiểm tra trang in đang có

1. Kiểm tra trang in bằng Print Preview

Trước khi phát lệnh in, bạn nên sử dụng công cụ Print Preview để kiểm tra tệp excel của mình và điều chỉnh lại đúng.

Để mở Print Preview bạn chọn File -> Print Preview hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P.

Giao diện của Print Preview sẽ phụ thuộc vào từng phiên bản Excel của người dùng nhưng về cơ bản sẽ thể hiện các thông tin giống nhau.

Nhấn vào mũi tên ở cuối để kiểm tra từng trang in.

2. Kiểm tra trang in bằng Page Layout

Để kiểm tra nhanh trang in của excel, bạn nhấn chuột vào biểu tượng của Page Layout ở góc dưới bên phải của giao diện. Sau đó bạn sẽ thấy đường ngăn trang in hiển thị.

II. Chỉnh trang in trong 1 trang

1. In một trang tính để khớp với chiều rộng trang

Đường lưới nét đứt ở bảng trên chính là đường phân cách giữa các trang theo chiều ngang. Để căn chỉnh in trang tính để khớp với chiều rộng trang trên, thay vì chỉnh kích thước của từng cột thì bạn hãy làm như sau:

Bước 1: Trên thẻ Page layout (1) bạn nhấn vào mũi tên ở vị trí (2) để mở hộp thoại Page Setup.

Bước 2: Trong hộp Page Setup, ở phần Orientation bạn chọn Portrait để in theo chiều dọc giấy, chọn Landscape để in theo chiều ngang giấy.

Ô Scaling bạn setup cho Fit to: là 1 và page(s) wide by là 1 rồi nhấn OK.

Và bạn đã thu được kết quả bảng tính nằm trọn trong 1 trang giấy A4.

2. Chuyển trang in dọc sang in ngang để khớp với chiều rộng trang

Nếu không yêu cầu phải in dọc, bạn có thể điều chỉnh sang khổ giấy ngang để nội dung được in to và rõ nét hơn. Mở công cụ Print Preview bằng tổ hợp phím Ctrl + P. Lựa chọn khổ giấy ngang (Landscape Orientation) và kiểm tra kết quả ngay trên giao diện của Print Preview.

3. Thiết lập ngắt trang bằng Page Break

Góc màn hình dưới bên tay phải, lựa chọn giao diện Page Break (1).

Di chuyển chuột tới đường chia trang, giữ và di chuyển đường phân chia trang tới vị trí mà mình mong muốn (2). Bạn có thể di chuyển đường lưới dọc và ngang đều được nhé.

4. Xóa (Delete) hoặc Ẩn (Hide) các cột không cần thiết

Nếu có quá nhiều cột không cần thiết phải in, bạn nên xóa hoặc ẩn các cột đó để không in quá nhiều gây lãng phí tài nguyên.

5. Lựa chọn vùng in cần thiết

Nếu vùng in chỉ ở một mảng dữ liệu, bạn nên thiết lập vùng in cần thiết bằng hộp thoại Page Setup. Trên thẻ Page layout (1) bạn nhấp vào mũi tên ở vị trí (2) để mở hộp thoại Page Setup.

Trên hộp thoại Page setup, chọn thẻ Sheet (1), lựa chọn vùng cần in ở mục Print area (2).

Hoặc bạn có thể lựa chọn vùng in cần thiết bằng công cụ Page Break. Ở góc dưới bên phải màn hình, nhấn chọn vào biểu tượng Page Break.

Vùng nền màu trắng là vùng in, bạn di chuyển chuột tới đường phân cách giữa vùng màu trắng và xám để thay đổi vùng cần in một cách nhanh chóng.

Trên đây Excel.net.vn đã giới thiệu qua cho các bạn một số cách để điều chỉnh trang in trên Excel một cách nhanh chóng và đẹp mắt. Chúc bạn thao tác thành công!